ESTRATTO SEMPLIFICATO E ACCORCIATO, a scopo didattico, dei requisiti reali del servizio della nostra scuola che gestisce uscite didattiche e viaggi d'istruzione. Il documento completo è tecnico e molto più lungo: qui sono riportate solo le regole utili per il confronto dell'attività, in linguaggio semplice e senza riferimenti a persone o a dettagli interni.

Requisiti reali (estratto) — uscite e viaggi d'istruzione

Chi partecipa e quando si può fare

Un'uscita didattica (mattinata, al massimo il primo pomeriggio) richiede la partecipazione di tutta la classe.
Una visita guidata (una giornata intera) o un viaggio d'istruzione (più giorni) richiedono l'adesione di almeno due terzi degli studenti della classe.
Le classi prime possono fare solo uscite e visite guidate, non viaggi di più giorni.
Non si organizzano viaggi o visite dopo il 30 aprile, salvo casi eccezionali approvati espressamente.

Accompagnatori

Serve almeno un accompagnatore ogni 15 studenti partecipanti.
Se nella classe ci sono studenti con disabilità, è obbligatorio un docente di sostegno (o un suo sostituto).
Per i viaggi di più giorni, gli accompagnatori devono essere docenti a tempo indeterminato o a tempo determinato con un contratto almeno fino al 30 giugno.
Ogni accompagnatore conferma la propria disponibilità con una firma digitale personale.

Tempi e costi

La domanda va presentata almeno 15 giorni prima per uscite e visite guidate; per i viaggi di più giorni ci sono due scadenze fisse nell'anno scolastico.
Per i viaggi di più giorni esiste un tetto massimo di spesa a studente, diverso a seconda dell'anno di corso (le uscite didattiche e le visite guidate non hanno questo tetto).
Se una domanda arriva in ritardo rispetto ai giorni previsti, va sempre indicato il motivo del ritardo.

Firme e autorizzazioni

Il genitore (o chi ne fa le veci) autorizza la partecipazione con una firma digitale, ricevuta tramite un link e un codice di verifica inviato via email: non serve un account.
Se i genitori sono separati o divorziati, servono entrambe le firme.
Il documento firmato non si può più modificare: se cambia qualcosa di importante (data, meta, costo), servono nuove firme.

Controlli automatici che il servizio fa al posto della segreteria

Verifica che il numero di adesioni raggiunga la soglia richiesta (intera classe o due terzi).
Verifica il numero di accompagnatori rispetto al numero di partecipanti.
Per i viaggi di più giorni, verifica che il costo indicato non superi il tetto massimo per quell'anno di corso.
Verifica che la domanda sia arrivata entro i tempi previsti, e se non lo è chiede il motivo.
Segnala i casi dubbi (per esempio un accompagnatore che ha già superato il tetto annuale di giorni di assenza per accompagnare uscite e viaggi) a chi deve decidere, invece di deciderli da solo.